ERP系统管理软件
ERP系统管理软件

 

会计信息化中辅助核算的应用

来源:布德ERP www.bdERP.net  作者:老陈

随着企业规模的扩大,生产经营活动日益复杂,各种业务核算的工作量也加大,管理的要求也随之提高。在企业实施了ERP系统之后,也一并实行了会计信息化,在很大程度上提高了会计核算效率,加强了财务管理。会计信息化中总账系统是财务软件的核心系统,它可与其他业务系统无缝链结,以资金流动为核心反映企业的全面财务活动,它具备基本核算功能辅助核算功能。基本核算功能主要通过凭证处理、记账、期末处理等流程,自动生成总分类账、明细账、余额表等,再通过报表系统生成满足财政部门会计制度规定要求的报表。因为基本核算功能基本上能满足手工核算的要求,erp软件中的会计信息系统的辅助核算功能常容易被忽视,但目前很多应用还只停留在简单模仿手工会计核算系统,从而影响系统的效率和质量。

 

一、辅助核算应用的内容

1.部门辅助核算

部门辅助核算适用于进行部门核算的各种收支业务。如管理费用、销售收入、应收账款、应付账款等。以“管理费用”科目的核算为例。在手工核算模式下,一般将管理费用的各个具体的费用项目对应建立二级科目,这样不仅可核算某一会计期间的管理费用总额,而且可核算某一会计期间各项管理费用的总额。但是,若想进一步核算某一会计期间内各个部门的管理费用总额各个部门各项管理费用的总额各项管理费用在各个部门的总额,就很难办到了。实行会计信息辅助核算后,能考核部门费用收支的发生情况,及时反映控制部门费用的支出;对各部门的费用情况加以比较,便于进行部门考核;提供各级部门总账、明细账的查询,并对部门费用进行分析等功能,为企业降低成本提高利润,提高企业管理水平提供了依据。通常情况下把成本类损益类科目设置为部门辅助核算

2.个人往来辅助核算

个人往来指企业与企业内部职工个人之间发生的往来经济业务,如个人借款、差旅费借款等。由于各单位的经营性质、经营方法不同,对个人往来业务很多,业务发生也较频繁的企业,可启用个人往来辅助核算功能,将个人往来业务的管理、清理工作纳入个人往来辅助管理,不需要用户进行任何数据的重复录入,就可以方便地实现对个人往来业务多种形式的查询统计,如:按指定科目、按指定个人、按指定部门等产生相应的个人往来账余额及明细。可大大减少清理工作量,有利于加强个人往来户的管理。通常情况下把“其他应收款”、“其他应付款”设置为个人往来辅助核算;也可以根据核算需要把如“主营业务收入”等科目设置为个人往来辅助核算,用以核算不同销售人员的销售收入。

3.往来单位辅助核算

往来单位辅助核算是为了核算企业在生产经营过程中与外部单位发生的往来经济业务。包括客户往来辅助核算和供应商往来辅助核算。在传统的会计核算过程中,通常将尚未结清的往来款项通过在“应收票据”、“应收账款”、“应付票据”、“应付账款”等科目下按往来客户、供应商设置明细科目进行核算当往来客户和供应商较多且不够稳定时,给企业会计核算带来极大的不便,也难以实现对往来单位的有效管理。

4.项目辅助核算

所谓项目,即一个特定的经营和核算对象,它可以是一项工程,一种产品,一个科研项目等。实际会计核算时,经常要求将围绕这些项目所发生的所有收支,按费用或收入类别设立专门的明细账,以便更好完成对每个项目投入产出或费用情况的核算。在传统的会计核算过程中,需要另外建立备查账簿来实现项目核算。在会计信息化项目辅助核算中,预先定义好有关项目代码、名称等资料,录入凭证的同时,输入相应项目辅助核算内容,记账后,即可在项目辅助核算模块中查询各种项目核算 与管理所需的账表,即项目总账某科目的项目明细账某项目的项目明细账以及项目统计表

 

5.多项组合辅助核算

目前国内的财务软件在总账系统中有五种辅助核算可供设置,包括部门、个人、客户、供应商、项目辅助核算。会计人员在进行辅助账的设置时,全面、综合考虑企业的实际情况,有时需要一个科目能同时对多个辅助核算进行核算。如“主营业务收入”科目,可以同时设立往来单位、个人、项目(产品)核算,即从该核算项目中不仅知道销售产品的收入情况,同时可以反映该产品是谁销售的,销售给了谁,销售了什么产品。又如“管理费用”科目,可以同时设置部门和项目核算,就可以核算各部门的使用情况和各项目的使用情况,即可以获悉各部门的费用发生情况,各项目的费用发生情况,这些都是手工系统无法完成的。

二、采用辅助核算的优越性

1.明细档案资料编码灵活方便,数量不受科目编码长度限制

如果通过增设明细科目来解决明细账核算的方式,必须在设置会计科目编码时,预先设计好明细的数量,从而决定其编码长度。若明细科目编码设置太少,有可能随着 明细科目的增加,超过最大容量导致无法编码,信息资料无法输入。如往来科目下通常以客户名为明细科目名如果客户数不多,预计年内不超过99个,则明细科 目级长设为两位即可,但如果业务发展很快,年内超过100个,则一百号以外的客户将无法编码。若编码长度设置太多,则由于所有同级科目代码长度必须相等,而大部分总账科目不需要这么长编码,势必影响凭证的输入速度。

2.简化科目结构,稳定科目体系

如果涉及的部门、个人、往来单位和项目核算,采用在科目设置下进一步设置明细科目形式的方法,则增设的明细科目数量很多,成几何量增加,显然不利于核算效率的提高。而且一旦部门、个人、往来单位和项目资料发生增加、减少、修改等变化,会计科目也会随之改变,不利于科目体系的稳定。
采用会计信息系统辅助核算后具体的明细核算不再以明细科目的形式出现,而是以记录的形式单独存在于辅助目录库中,当辅助信息变更时,只要改变辅助档案信息即可,保证会计科目可以相对独立,科目体系也相对稳定。减少了会计人员重复性劳动,提高会计处理的准确性,更好地实现数据资源的共享。

3.实现了会计信息的立体交叉查询模式

会计信息中采用辅助核算后,产生很多信息,系统对这些数据进行组合,既可以纵向查询,又可以横向查询,能更全面地了解和分析相关数据,使得企业管理者可以及时方便地获取必要的信息。例如将“营业费用”设置为部门核算后,在横向方面可以查询各销售部门的营业费用组成状况,获悉每个销售部门中广告费、业务费、差 旅费、工资等费用的构成比例,有利于从部门角度检查费用的发生情况,并且各销售部门可作构成比例分析;同时在纵向方面可查询不同时期各销售部门费用发生情 况,并作趋势分析,为企业经营管理者提供多角度多层次的查询报表、辅助决策等。

4.辅助核算资料完备,基础数据实现数据资源共享

辅助档案的内容一般都是归类放置,一目了然,便于管理和控制,相应的辅助档案如部门档案、个人档案、客户档案、供应商档案和项目内容详实,资料完备,为创建 内部报表奠定了基础。如个人往来档案,是将具体的个人明细科目从原科目体系中剥离出来,把个人信息存放在个人档案文件中进行统一管理;又如客户档案等资料 在总账系统、应收系统、销售子系统中均可被利用,实现数据资源共享,减少了重复输入,加强了对客户的管理。

三、辅助核算时应注意的问题

1. 在会计科目设置时,必须对需要进行辅助核算的账类加以设置,否则系统默认为普通账类。辅助核算项目的设置还应注意上下级科目之间的辅助项目保持一致。系统规定各辅助项目必须设在末级科目上,如果上级科目设置了辅助核算项目,而其末级科目没有设置,系统将不与处理。虽然系统允许末级科目设置辅助项目而上级科目不设置,但在今后的查询、出账过程中,往往会出现调不出一级科目的项目总账,或调出错误的数据。

2.初始数据录入时应注意辅助核算明细的数据与总账的数据保持一致。在录入辅助核算科目期初余额前,应先设置部门档案、个人档案、客户档案和项目目录资料。否则无法录入辅助核算科目明细。对于设置为辅助核算的科目,在录入期初余额时,需要录入辅助账的期初明细余额。而科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细余额汇总而来,即不能直接输入总账的期初数。使用了应收、应付系统,并且客户往来或供应商往来由应收、应付系统核算,那么,应该到应收、应付系统中输入含客户、供应商账类的科目的明细期初余额。在账务处理系统中,只能输入这些科目的总余额,若这些科目还有其他辅助核算,如部门核算或项目核算,则只能输入这些科目下各部门总余额或各项目的总余额。期初余额录入完毕后,应该试算平衡。若期初余额试算不平衡,那么将不能记账,但可以填制凭证。

3.自定义转账中辅助核算设置也需要注意。在实际应用中,财务软件的自定义转账功能大大提高了会计信息系统的效率。凡涉及辅助核算科目的自定义转账时,需要定义各辅助项的目录,若不指定,则表示按该科目的所有辅助项的总额结转。并且科目的辅助账类必须一一对应。如果使用应收、应付系统,那么在总账系统中,不能按辅助项进行结转,只能按科目总额进行结转。

四、辅助核算可进一步完善的方面

现行各种会计制度要求企业对外提供固定格式的会计报表。其数据来源于各级分类账,科目核算可以满足此类报表对数据的要求。在市场经济形势下,竞争日趋激化,企业要求财务等管理部门提供更为详细的核算资料,在满足财政、税务、银行等国家职能部门报表要求的前提下,进一步完善更全面、具体的内部报表,提供满足单位内部管理要求的资料。如通过部门辅助核算,可以提供企业各部门的应收、应付账款情况,各部门存货增、减、结存情况,企业各部门占用固定资产、计提折旧情况,各部门待摊、预提费用情况,各部门的销售收入情况及各部门各个期间费用发生情况等等如果能产生上述这些内部报表,领导层将对企业各部门情况了如指掌,更有利于加强对各部门的管理。

目前大部分财务软件提供了部门、个人、客户、供应商、项目等五种辅助核算,实际应用中可能还存在其他方面也需要辅助核算,系统可以考虑增加按需要自定义辅助核算项目的功能,并增加相应辅助核算查询表,包括多辅助核算明细账及多辅助核算汇总表,进一步强化管理与控制。

会计信息化中辅助核算可以考虑设置预算方案,进行实时预算控制,并可适时自动报警。另外目前信息查询还停留在直接的简单查询上,没有将档案资料更深一层加 工,通过对数据进行汇总、统计和分析,提供更多有助于决策和管理的信息,起到较好的管理和控制作用,为企业的预测、决策和分析提供信息和依据。

 


购买流程:1.下载试用 -> 2.购买注册码 -> 3.系统注册!

苏ICP备17048491号 © 苏州币加德软件研发有限公司

联系人:陈生 173 1231 9729

币加德ERP系统微信二维码币加德ERP系统视频教程