中小企业ERP管理系统软件与Excel的区别

中小型企业使用ERP管理系统软件和Excel有什么不同。在中小型企业中，老板常常问：“用ERP管理软件的优点是什么？和我现在使用的Excel有什么不同？我也是用Excel来实现ERP的功能啊？…”，笔者结合自己的亲身经历，分析了中小型企业ERP管理软件和Excel的不同之处。

与传统方式相比，ERP软件的优势在于，当企业使用EXCEL或手动记录业务时，与使用软件相比，有很大的局限性。因为除了人为失误导致文件丢失、错误、遗漏等。当员工离职，公司业务繁多时，使用EXCEL根本无法满足管理需求。它有几个优点:操作简单，数据实时关联，自动反映在报表中。数据报表可以实时反映在销售报表中，帮助管理者掌握销售业绩，清晰掌握客户资金，便于管理未收款。登录ERP后，可以查看自己想查看的信息，不需要花时间做EXCEL文件，节省工作量，减少中间沟通时间，优化工作方式。通过权限设置，规范各部门和员工的业务，限制输入、查看、修改和删除数据的权限。随着业务的变化，及时改变设置，有效应对业务变化。各种业务自动关联ERP包括公司涉及的各个方面，软件可以加强各部门之间的关联和部门协作。在一个ERP系统中，可以实现多个业务的互联互通，不会造成数据丢失、混乱和遗漏。可以积极应对员工离职等突发情况，所有重要数据都保存在云中，即使员工离职，也不会影响数据。想查看报表、登录时，可以直接查看报表，掌握相关信息，可以服务于企业管理的各个模块。

一、信息分享与控制

ERP管理软件是一种系统，是一种企业信息的存储中心，在这里，可以针对不同岗位的人员进行不同的信息共享，信息既透明又非可视，既保证了信息的及时传递，又能实现最大的信息共享。但是Excel制作的文档却以个人的方式存在，没有很好的关联，无法进行信息整合。Excel中要实现信息的共享只能通过设置共享文件夹来实现，共享文件夹存在较大风险，有些方法可破解共享密码，盗取信息，破坏信息。
例：供货商发货和付款时，采购关心的是数据、价格，而仓库、生管、生产只关心材料的到达工厂，这些在erp中是很容易实现的，但是在EXCEL中，有许多SHEET需要关联。

二、数据的重复使用

在ERP管理软件中，同一或相关联数据一次输入多个复核是比Excel更好的特点，这种数据引用模式不仅减少了输入的工作量，而且还能减少数据的输入错误，最大限度地保证了业务数据的准确性。但是Excel不能很好的实现数据重用，每使用一次都要反复地进行输入，既增加了工作量，又增加了出错的可能性。
例：客户送货单，商务助理输入订单发货记录，仓库输入保货单，财务记录保证应收款。ERP管理软件中，相联单据可以直接取单参考，而使用EXCEL时，业助、仓库、财务等每一个部门都要输入一次，浪费工时不说，备用性也难以保证。

三、流水痕迹的记录

ERP中每一个业务流程上的关键点都将记录相应的流水痕迹记录，包括对单个单据的修改，仓库的出入库，盘亏损等均将记录每一次操作发生的变化，以便一方面可根据业务发生记录，另一方面，可以加强对经营数据的管理。
举个例子：Excel中，发现存货不相符，Excel可以很方便地修改，而且不做任何记录，这样就不会暴露出仓库管理中的漏洞，管理者也难以及时采取措施，长期下来，必将给企业带来严重的危害。

四、数据计算能力

ERP中向用户显示的只是结果或数据的收集窗口，而其根源可能是通过复杂的计算得出的，这些计算均在ERP中处理，用户只需看到他们希望看到的结果，而不必手工设计公式，手工计算。在简易Excel中，可通过设定公式自动计算，但Excel不能进行复杂的计算。
实例：材料需求的计算，既要去查库存、BOM表、近期计划使用量、安全库存量等诸多因素，Excel几乎不可能实现，即使计算出准确率也不高，ERP可以很快地展示出结果。

五、查询报表呈现角度

ERP中的查询条件，报告的呈现是可以根据用户个人习惯设置的，查询方式比较多样，有模糊查询、这里存在精确查询、独立条件查询、多条件组合查询、查询方式多样，自定义查询条件，能够快速找到用户的目的数据，节省查询时间，提高工作效率。并且报告中更多的是根据个人爱好设置需要显示的字段和呈现格式。
例：年度销售统计按业务员统计，按产品统计…，这些在ERP系统中只要一份报表就可以进行多角度的分析，EXCEL中只有SHEET是分的。

六、数据安全和权限控制

ERP的一大好处就是增加了数据安全性，业务数据是企业立足于商场的基础，这些数据是企业运行数年的积累，对企业的作用是不可测量的。ERP将这些数据统一保存在一台服务器上，并将其编码保存在数据库中，一方面可防止数据的丢失，另一方面可防止数据的流失，导致企业信息的泄漏，给企业的市场竞争带来极大的危害。并将Excel记录的数据，全部放在分散在各式各样的计算机上，一旦计算机发生故障，就会导致数据的丢失，因为数据不进行集中管理，很容易造成数据流失。
例：客户信息，Excel中的客户信息，相关人员可随时带出去，给企业带来不可估量的损失。但是ERP中只有授权人员可以查看属于该系统的客户信息，并且只有授权后才能实现导出。

七、智能提示

ERP和Excel是另一个显著不同之处。用户可以使用智能提醒功能，向用户提示异常数据处理，找出异常数据产生的原因，从而快速解决问题，将对企业的危害最小化。Excel不能实现这一功能。
举例来说：对出货的客户订单进行提醒，经理可以通过提醒功能，知道哪些订单即将发出，对于将过期的订单，对即将过期的订单，应尽快与客户沟通，避免由此造成的损失。

八、管理思想的体现和执行控制

ERP管理软件是“管理实际工作过程”，全过程所必需的“拟人思维逻辑运算能力”，是工厂实际工作流程的系统化表现。并且ERP管理软件非常擅长这种“逻辑关联操作”，从而替代了员工的“人工跑动通知”。
业务接单后找生管，生管安排好后去采购，采购去供应商，发货到仓库。excel表格不能用数学公式来表达，你需要写一大堆复杂的“关系公式”才能勉强做到，再复杂一点也无能为力，而在管理软件中，实现起来并不复杂。
显然，上面提到的EXCEL指的是标准的EXCEL，不包括VBA二次开发后的功效(作者在工作时接触过EXCEL，至今仍让我惊叹不已)。

上述八点，就是中小企业ERP管理软件与EXCEL的根本不同之处，币加德希望本文能够得到大家的交流与分享。